Hard- und Software beschaffen – Sparpotenziale erkennen und nutzen

6. September 2017 Kategorie: News

Um einen Betrieb mit allen nötigen Hard- und Software-Produkten auszustatten, ist ein nicht zu unterschätzendes Budget erforderlich. Das Spektrum der IT- und Hardware-Infrastruktur reicht von der Arbeitsplatzeinrichtung mit Rechnern und Bildschirmen über Drucker und Scanner bis hin zu Netzwerken, Software und Website-Hosting. Um die Investitionssumme einzudämmen, können alternativ zum Kauf Outsourcing- und Software as a Service-Angebote attraktiv sein.

Bedarfsermittlung vornehmen

Bevor sich Unternehmer mit dem Sparpotenzial diverser Anschaffungen auseinandersetzen, gilt es den individuellen Bedarf zu ermitteln. Viele Betriebe machen den Fehler und handeln dabei unüberlegt. Beispielsweise werden teure Multifunktionsgeräte (Farbe) für knapp 500 Euro gekauft, die sowohl drucken und scannen als auch kopieren können, obwohl im Geschäftsalltag kein Scanner benötigt wird und eine günstige Alternative in Form eines Mono-Laserdruckers (Schwarz) ausgereicht hätte.

Gleiches gilt für Notebooks. Muss es tatsächlich ein teures Apple-Gerät sein, oder würde ein preiswerter Vertreter einer weniger gehypten Marke die erforderlichen Aufgaben womöglich gleichermaßen erledigen? Werden die Bedürfnisse für den Betriebsalltag kritisch begutachtet, ergeben sich oft viele Chancen, um Geld einzusparen, das an anderer Stelle deutlich sinnvoller investiert werden könnte.

Anschaffungen ohne finanzielle Engpässe

Klein- und Kleinstunternehmen können bei der Anschaffung von Hardware mit gebrauchten Produkten die finanzielle Belastung merkbar senken. Allerdings sollte bei der Auswahl von Gebrauchtware sorgfältig auf Beschaffenheit und Funktionalität geachtet werden, soweit dies möglich ist. Für Unternehmen mit massivem Wachstumspotenzial ist dies keine beziehungsweise nur sehr bedingt eine Option. Stattdessen stellen IT-Outsourcing-Angebote eine interessante Alternative dar. Darunter wird der Fremdbezug von verschiedenen IT-Leistungen verstanden.

Beispielsweise kann ein Unternehmer von einem Outsourcing-Dienstleister sämtliche Hardware beziehen und die Wartung der gesamten IT-Umgebung auslagern. Der Kunde vermeidet den Kauf der Hardware und muss sich zudem nicht eigenverantwortlich um Wartungsarbeiten kümmern. Das spart nicht nur Kapital, sondern auch Kapazitäten, weil keine Mitarbeiter für die Wartung benötigt werden. Ein weiterer Vorteil spricht besonders für die Auslagerung: Seröse IT-Outsourcing-Anbieter gewährleisten, dass die IT-Umgebung stets auf dem neuesten Stand ist, was Datenschutz, Datensicherheit und maximale Funktionsfähigkeit gewährleistet.

Bevor sich Betriebe an einen Outsourcing-Dienst binden, gilt es diesen genauestens zu prüfen. Problematisch an dieser Form des Hard- und Software-Bezugs ist die teilweise hohe Abhängigkeit. Hat sich der Betrieb entschieden und die IT-Umgebung ist eingerichtet, wäre ein Umstieg auf einen anderen Dienstleister oft mit hohem Aufwand und zusätzlichen Ausgaben verbunden. Für die ausgelagerten Leistungen zahlen Kunden in der Regel monatlich. Insgesamt ist das finanzielle Risiko beim IT-Outsourcing geringer, als bei der vergleichsweisen Anschaffung und dem Einsatz von internem Servicepersonal.

Kalkulierbare Lösung: Software as a Service

Auch der Bedarf an Software ist groß. Egal ob Steuererklärung, Büroverwaltung, Kontaktmanagement, Projektmanagement oder Lohnbuchhaltung: Software gibt es für nahezu jedes Aufgabengebiet. Ob Microsoft Office, SAP, Photoshop und Co. tatsächlich notwendig sind, muss jeder Unternehmer für sich entscheiden. Der Software-Kauf verursacht dabei schnell hohe Kosten. Allein für die Vollversion von Adobe Photoshop müssen rund 1.000 Euro kalkuliert werden. Je nach Software-Bedarf kommt eine beachtliche Summe zusammen. Eine preiswertere Lösung sind sogenannte Software as a Service Angebote, kurz SaaS. Dabei wird für die gewünschte Software nicht der komplette Anschaffungspreis verlangt, sondern im Rahmen des Cloud Computing lediglich eine Nutzungsgebühr fällig.

Unter https://www.lexoffice.de/rechnungsvorlage/ präsentiert der Software-Hersteller Lexware zum Beispiel eine Buchführungssoftware als Software as a Service Paket. DATEV- und ELSTER-Schnittstellen gewährleisten den Datenaustausch mit Steuerberatern und als Client-/Server-Lösung können mehrere Personen zeitgleich im System tätig werden. Betriebe, welche eine solche Software kaufen möchten, müssen mit mehreren hundert Euro rechnen. Summen, die gerade das oft begrenzte Budget von Gründern sprengen.

Dank SaaS-Lösung reduziert sich die Investition auf eine monatliche Gebühr von rund 30 Euro. Durch die verschlüsselte Anwendung über Cloud-Server können Nutzer auf ihre Software auch außerhalb des Büros zugreifen. Sie profitieren von einem minimierten Investitionsrisiko, Kostentransparenz und erhöhter Flexibilität. Stellt sich nach gewisser Zeit eine andere Software als besser geeignet heraus oder ergibt sich aufgrund von Wachstum ein völlig neuer Bedarf, ist der Wechsel relativ zeitnah und ohne größere finanzielle Verluste möglich. Gezahlt werden Software as a Service-Anwendungen in der Regel pro Zeiteinheit oder pro Zugriff. Inbegriffen sind Updates und Wartungsarbeiten.

Cloud-Computing-Anbieter sind demnach Dienstleister, die ihrer Kundschaft Anwendungssoftware bereitstellen, welche über dessen IT-Infrastruktur läuft. Jedes Unternehmen, das über internetfähige Rechner verfügt, kann auf diese Serviceleistungen zurückgreifen und die Software-Investitionen reduzieren. Einige beispielshafte Angebote für Software as a Service-Angebote:

  • Photoshop
  • Microsoft Office
  • Billomat
  • Mailchimp
  • Projectplace
  • Google

Eine weitere Möglichkeit der kostengünstigen Beschaffung von Software ist Open Source. Da dies jedoch eher für Unternehmer mit umfassenden IT-Fachwissen geeignet ist, wurde an dieser Stelle auf weiterführende Hinweise verzichtet. Eine Definition kann der Internetseite des Instituts für Rechtsfragen zur Open Source Software http://www.ifross.org/was-open-source-software entnommen werden.


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