Eine einfache Rechnungssoftware für Freiberufler, Kleinunternehmer, kleine Handwerksbetriebe und Existenzgründer zu finden, ist nicht immer leicht. Wer regelmäßig Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen erstellt, sucht meist nach einer unkomplizierten Lösung, die sich ohne großen Einarbeitungsaufwand bedienen lässt. Hier bietet KingBill eine praktische Möglichkeit, Angebote und Rechnungen zu erstellen sowie Kunden und Artikel übersichtlich zu verwalten.
Word und Excel stoßen bei der regelmäßigen Rechnungserstellung schnell an ihre Grenzen. Umfangreiche Buchhaltungsprogramme bieten dagegen oft mehr Funktionen, als kleinere Unternehmen tatsächlich benötigen. „KingBill“ setzt hier an und verbindet die wichtigsten kaufmännischen Aufgaben in einer Software, die sich bei steigenden Anforderungen durch zusätzliche Module erweitern lässt.
Mit KingBill einfach und schnell Rechnungen schreiben und Kunden verwalten
Mit KingBill lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen und individuell gestalten. Gleichzeitig können Kundendaten sowie Artikel und Dienstleistungen bequem verwaltet werden.
Die Software verfügt über eine übersichtliche Kunden- und Artikelverwaltung. Einmal angelegte Kundendaten und gespeicherte Artikel lassen sich jederzeit mit wenigen Klicks in neue Angebote oder Rechnungen übernehmen. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand bei wiederkehrenden Aufgaben.
Erstellte Dokumente werden gespeichert und können später erneut aufgerufen, kopiert oder als Grundlage für weitere Vorgänge verwendet werden. Auch die Umwandlung von Angeboten in Rechnungen sowie die Erstellung weiterer Dokumenttypen ist möglich. Einige dieser Funktionen setzen entsprechende Zusatzmodule oder eine erweiterte Programmversion voraus.
Die Benutzeroberfläche von KingBill wirkt optisch etwas in die Jahre gekommen, ist aber funktional aufgebaut. Die wichtigsten Funktionen sind übersichtlich angeordnet und lassen sich ohne aufwendige Navigation aufrufen. Wer eine moderne, minimalistische Oberfläche erwartet, wird hier allerdings möglicherweise enttäuscht.
Artikelverwaltung und individuelle Rechnungsvorlagen
In den Einstellungen lassen sich Standardtexte wie Anreden, Zahlungsbedingungen und Fußzeilen für Angebote und Rechnungen hinterlegen. Auch die benötigten Mehrwertsteuersätze können individuell eingerichtet werden. Die automatische Vergabe fortlaufender Rechnungs- und Angebotsnummern erleichtert die tägliche Arbeit zusätzlich.
Mit dem integrierten Vorlagendesigner können Rechnungen und Angebote an das Erscheinungsbild des eigenen Unternehmens angepasst werden. Firmenlogo, Schriftarten, Farben und weitere Gestaltungselemente lassen sich individuell festlegen. So entstehen einheitliche und professionell gestaltete Geschäftsunterlagen.
Produkte und Dienstleistungen lassen sich mit Bezeichnung, Beschreibung, Preis und Steuersatz hinterlegen und bei Bedarf aktualisieren. Änderungen an den gespeicherten Artikeldaten können zentral vorgenommen werden, sodass die Artikelverwaltung auch bei einem größeren Sortiment übersichtlich bleibt.
Unterschiedliche Versionen für verschiedene Anforderungen
KingBill ist als lokal installierte Windows-Software und als cloudbasierte Online-Lösung erhältlich. Welche Variante besser geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen und der gewünschten Arbeitsweise ab.
KingBill FLEX ist die klassische Installationsversion für Windows. Die Grundversion bietet bereits wichtige Funktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung sowie Kunden-, Artikel- und Mandantenverwaltung. Wer weitere Funktionen benötigt, kann die Software durch zusätzliche Module erweitern.
Mit KingBill FLEX PRO steht außerdem eine umfangreichere Variante zur Verfügung. Sie enthält unter anderem Funktionen für die Auftragsverwaltung, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen, offene Posten, Lagerverwaltung und Umsatzstatistiken.
KingBill ONLINE ist hingegen eine cloudbasierte Lösung, die den Zugriff auf die eigenen Daten von verschiedenen Geräten aus ermöglicht. Auch hier stehen unterschiedliche Pakete und Erweiterungsmöglichkeiten zur Auswahl. Besonders für Anwender, die von mehreren Standorten aus arbeiten möchten, kann diese Variante interessant sein.
Darüber hinaus lässt sich KingBill durch zahlreiche optionale Module ergänzen. Dazu gehören beispielsweise Ausgabenverwaltung, Bankenschnittstellen, Bestellverwaltung, Kassenbuch, E-Rechnungen und Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
E-Rechnungen mit KingBill erstellen
Seit Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Regelungen für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Eine einfache PDF-Datei gilt dabei nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Stattdessen sind strukturierte elektronische Formate erforderlich, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
KingBill bietet hierfür ein optionales, kostenpflichtiges E-Rechnungsmodul. Damit lassen sich Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellen und elektronisch weitergeben. Der gewohnte Ablauf bei der Rechnungserstellung bleibt dabei weitgehend erhalten.
Auch für Kleinunternehmer ist das Thema relevant. Zwar sind Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Seit Januar 2025 müssen sie jedoch E-Rechnungen empfangen können.
Nach Angaben des Herstellers unterstützt KingBill zudem die Anforderungen der deutschen GoBD und der DSGVO. Für eine ordnungsgemäße Nutzung kommt es allerdings auch auf die korrekte Einrichtung der Software und die betrieblichen Abläufe an.
KingBill kostenlos testen
Wer sich zunächst selbst ein Bild von der Software machen möchte, kann KingBill 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Bei Fragen stehen ein kostenloser E-Mail-Support, ein umfangreiches Online-Handbuch und Erklärvideos zur Verfügung.
Für weitergehende Unterstützung bietet der Hersteller kostenpflichtige Servicepakete mit telefonischem Support an. Auch eine Fernwartung ist nach vorheriger Absprache möglich. Ob dafür Kosten anfallen, hängt von der Art des Problems und dem gebuchten Servicepaket ab. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von KingBill.
Fazit
KingBill bietet Kleinunternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern eine solide Lösung für die Rechnungsstellung und Kundenverwaltung. Die übersichtliche Bedienung erleichtert die tägliche Arbeit, ohne dass eine umfangreiche Einarbeitung erforderlich ist. Dank verschiedener Produktversionen und zusätzlicher Module lässt sich der Funktionsumfang an individuelle Anforderungen anpassen. Prüfen Sie vor dem Kauf jedoch, welche Funktionen bereits enthalten sind und welche zusätzliche Kosten verursachen.
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