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Die reibungslose Planung des Mitarbeiterurlaubs im Unternehmen

von Hardwarejournal

Zum Jahresende fordern viele Unternehmen die eigenen Mitarbeiter auf, ihre Urlaubsplanung für das kommende Jahr einzureichen. Das endet allerdings zumeist in Chaos, da man die Urlaubsanträge erst einmal sichten und sortieren muss. Darum setzen immer mehr Unternehmen auf einen digitalen Urlaubsplaner. Auf dem die Urlaubszeiten der Mitarbeiter übersichtlich dargestellt werden.

Online Urlaubsplanung mit Papershift

Es gibt etliche Gründe, weshalb man einen digitalen Urlaubsplaner nutzen sollte, wie zum Beispiel Papershift. Denn dieser Urlaubsplaner kann auf sämtlichen Endgeräten wie einem Smartphone, einem Tablet oder einem Laptop genutzt werden und ermöglicht die zentrale Verwaltung von Urlaubsplänen, wodurch man zu jederzeit einen guten Überblick darüber hat, welche Mitarbeiter sich zu welcher Zeit im Urlaub befinden. Auf diese Weise ist die Gefahr, dass während einer Schicht zu wenig Mitarbeiter anwesend sind, ausgesprochen gering, was sich positiv auf die Produktivität eines Unternehmens auswirken kann. 

Die reibungslose Planung des Mitarbeiterurlaubs im Unternehmen


Checkliste für die Urlaubsplanung in der Firma

Im Folgenden möchten wir Ihnen verraten, was die Mitarbeiter in der Personalabteilung eines Unternehmens bei der Urlaubsplanung beachten sollten, damit in jeder Schicht genügend Mitarbeiter anwesend sind. Denn ist dies nicht der Fall, kann sich der Mangel an Mitarbeiter im schlechtesten Fall negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken. Doch auch die Interessen der Mitarbeiter sollten bei der Urlaubsplanung auf gar keinen Fall zu kurz kommen. Mit der folgenden Checkliste können Sie derartige Konfliktpotenziale vermeiden und einen reibungslosen Ablauf in dem Unternehmen gewährleisten.

Klare Regeln für die Urlaubsplanung

Für die Urlaubsplanung der Mitarbeiter sollten immer klare Regeln festgelegt werden, am besten in der Betriebsvereinbarung. Denn dadurch kann sichergestellt werden, dass die Regeln auch wirklich befolgt werden. Die Aufstellung derartiger Regeln erfolgt in den meisten Unternehmen durch die Mitarbeiter der Personalabteilung, doch auch die Führungskräfte sollten dabei mitwirken.

Frühzeitige Urlaubsplanung

Umso früher die Urlaubsplanung abgeschlossen ist, desto eher haben alle Mitarbeiter Klarheit darüber, wann diese den Urlaub mit Ihrer Familie buchen können und zu welchen Anlässen wie Geburtstagen diese freibekommen.

Hierbei sollten die folgenden Punkte der Fairness halber berücksichtigt werden:

  • Mitarbeiter mit Schulkindern sollten bevorzugt behandelt werden
  • An Brückentagen, Weihnachten oder am Jahresende nehmen viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub
  • Bei Veranstaltungen seitens des Unternehmens sollte darauf geachtet werden, dass zu dieser Zeit möglichst viele Mitarbeiter anwesend sind
  • Berücksichtigen Sie unbedingt die religiösen Feiertage aller Mitarbeiter
  • Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden, durch einen anderen Mitarbeiter vertreten werden

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Den Bedarf des Unternehmens beachten

Die Bedarfserhebung des jeweiligen Unternehmens sollte bei der Urlaubsplanung ebenfalls im Blick behalten werden. Zu diesem Zweck sollte mit den Führungskräften abgeklärt werden, wann wichtige Projekte anstehen oder in welchem Zeitraum es in der Regel am meisten zu tun gibt. Daraufhin kann für diesen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt werden, um zu gewährleisten, dass der Mitarbeiterbedarf vollständig gedeckt ist.

Resturlaub und Gleitzeitguthaben berücksichtigen

Während dem Urlaub können die Mitarbeiter neue Kraft tanken, um anschließend wieder erholt auf die Arbeit zurückzukehren. Darum sollten Unternehmen diese mitunter auch mal dazu motivieren, eine Pause zu machen. Denn das kommt nicht nur der Motivation der Mitarbeiter zugute, sondern verhindert auch, dass sich Resturlaub ansammelt. Darum sollten klare Regelungen getroffen werden, bis wann Resturlaub genommen werden muss und sofern einige Mitarbeiter ihren Urlaub aufgrund von betrieblichen Gründen erst zum Jahresende nehmen könnten, sollten diese bevorzugt behandelt werden.

Auf Überschneidungen achten

Bei der Urlaubsplanung sollte immer darauf geachtet werden, dass es bei Mitarbeitern in demselben Bereich nicht zu Überschneidungen kommt. Das kann unter anderem dadurch verhindert werden, indem man darauf achtet, dass nicht mehrere Mitarbeiter aus der gleichen Abteilung kurz hintereinander einen Urlaubsantrag einreichen.

Vertretung der Mitarbeiter organisieren

Bereits nachdem ein Urlaubsantrag eingereicht wurde, sollte man sich Gedanken darüber machen, durch wen der jeweilige Mitarbeiter ersetzt wird.

Übergabe-Checkliste für die Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich in Kürze in den Urlaub verabschieden, sollten die eigenen Aufgaben und Projekte im Vorfeld an einen Stellvertreter übergeben, damit der Betrieb auch während der Abwesenheit wie gewohnt weiterläuft.

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