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Warum sich ein papierloses Büro lohnt

Wenn Akten sich stapeln und wichtige Dokumente nicht mehr gefunden werden, dann entsteht im Büro mitunter ein wahres Chaos. Durch ein papierloses Büro kann man diese Unordnung gezielt nach und nach bewältigen. Dadurch hat man wieder mehr Zeit sich beim Arbeiten auf das Wesentliche zu konzentrieren, um flexibler und effizienter zu werden. Dazu kommt die Platz- und Materialersparnis.

Die Funktionsweise eines papierlosen Büros

Ein papierloses Büro bedeutet im Grunde, dass sämtliche Prozesse digital erfasst werden und so ein virtuelles Büro entsteht. Analoge Prozesse verschwinden nach und nach,  werden zum Standard. Eine Ausnahme besteht oft nur dann, wenn es sich um Post für Behörden handelt und diese weiterhin in Papierform gefordert wird.

Dafür hat zentraler Ablageort in einer Cloud bei mehreren Mitarbeiten beispielsweise auch den großen Vorteil, dass jeder Mitarbeiter von überall auf die Dokumente zugreifen kann. Häufig wird in einem digitalen Büro auch eine digitale Reisekostenabrechnung eingesetzt. Die Mitarbeiter können ihre Belege und Ausgaben einscannen und ihre Reisekosten schon während der Reise bearbeiten und einreichen.

Die Planung der digitalen Erfassung

Eine gute Planung ist erstmal das A und O. Zuerst sollte man sich einen Überblick verschaffen, was überhaupt alles an Papierdokumenten im Büro vorhanden ist und was vielleicht schon digital erfasst wird. Auf diese Weise kann ein richtiger Plan erstellt werden und aufzeigen, was eben bislang im Büro noch nicht digital erfasst wurde (Ist-Zustand – Soll-Zustand). Im Zuge der Optimierung können irrelevante oder veraltete Dokumente so auch gleich aussortiert werden.


Der nächste wichtige Schritt wäre, die Dokumente und Briefe dann alle mit einem Multifunktionsgerät oder einem Dokumentenscanners einzuscannen. Ein alles in allem zeitaufwendiger Prozess, denn in der Regel ist Datenmenge hier natürlich am Anfang sehr hoch. Aber das Einscannen ist leider ein notwendiges Übel. Hier lohnt es sich auf jeden Fall einen guten und schnellen Dokumentenscanner – mit Einzugsfunktion und beidseitigem Scannen –  anzuschaffen. Moderne Geräte haben sogar oft schon eine Cloud-Funktion mit integriert, was nochmal wesentlich Zeit sparen kann.

Schon bevor man alle Briefe, Rechnungen und Dokumente digital erfasst, sollte man sich eine effiziente Ordner-Struktur überlegen. Nur so findet man die Dokumente bei Bedarf schnell wieder und hat auch Jahre später noch den Überblick. Am besten funktioniert hier ein festes Schema mit Kombination aus Datum und Schlüsselwörtern.

Schluss mit Papierrechnungen

Hat man durchgehalten und endlich alles digitalisiert, kann man die Papieroriginale vernichten – sofern es sich nicht um Dokumente und Unterlagen handelt, die für Behörden aufbewahrt müssen. Dazu gehören zum Beispiel Bilanzen oder auch Urkunden und Verträge, die womöglich vor Gericht Beweise liefern können.

25. April 2019

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