Schluss mit Zettel, komplizierten Excel-Tabellen, unübersichtlichen Grafiken und aufwändig erstellten Reports. Personal planen und Arbeitszeiten erfassen ist auch modern und transparent möglich. Software- und App-Lösungen bieten echte Mehrwerte und sparen viel Zeit in der Organisation. Und die können Sie für Wichtigeres einsetzen.
Personaleinsatz gut planen
Um einen nahtlosen Ablauf im Unternehmen zu erzielen, ist es essentiell, das Personal entsprechend zu planen und einzuteilen. So weiß jeder wann, wo und woran er oder sie arbeitet. Auch Stärken und Schwächen im Unternehmen oder in einzelnen Teams können durch Personal planen und Arbeitszeiten erfassen aufgedeckt und behoben bzw. hervorgehoben werden.
Gute Personaleinsatzplanung hilft Zeit zu sparen und macht das Personal im Unternehmen zufrieden. Zur Unterstützung gibt es hier Softwarelösungen, die unter die Arme greifen und übersichtliche Pläne erstellen sowie bei Problemen, wie Personalausfall, Benachrichtigungen versenden.
Die Vorteile digitale Personalplanung
Eine digitale Personalplanung bietet im Vergleich zu herkömmlichen Excel-Listen viele Vorteile. Die meisten Tools sind im Internet in der Cloud verfügbar und benötigen weder eine lokale Installation, noch Updates oder Wartungsfenster. Alle Mitarbeiter erhalten einen personalisierten Zugang, zum Beispiel in Form von Benutzername und PIN, zum Einstieg über den Browser oder die mobile Applikation und können diese ohne besondere Kenntnisse nutzen. Dank einer definierten Rechtevergabe, sieht jeder nur das, was er sehen darf. Der einzige Aufwand besteht initial in der Einrichtung des Tools.
Smarte Arbeitszeiterfassung online
Dienstpläne erstellen und das Personal in den Prozess einbinden spart viel Zeit und Abstimmungstermine. Einige Tools bieten die Funktion an, die Verfügbarkeiten anzugeben oder sich für Tätigkeiten oder Schichten aktiv zu melden. Das rasche Erstellen von Wochenplänen gibt eine gute Übersicht, wer wo arbeitet und wie viel Zeit dafür eingeplant ist. Viele dieser Planungstools sind auch mobil bedienbar und sorgen dank der Benachrichtigungen dafür, dass keine Termine verpasst werden. So hat auch das Personal im Außendienst oder Homeoffice jederzeit Zugriff.
Urlaubsplaner digital
Nicht nur Arbeitszeiten, auch Abwesenheiten wie Mitarbeiterurlaube können in den Planungstools erfasst werden. Diese werden digital eingetragen und sparen so viele Zettel und komplizierte, oft unübersichtliche Excel-Listen. Durch die Festlegung von Rahmenbedingungen, wie viele MitarbeiterInnen zeitgleich abwesend sein dürfen, gibt dies eine gute Übersicht für alle. Einige Tools erlauben auch das Abwickeln von Krankmeldungen, sodass die Personalplanung entsprechend darauf abgestimmt wird.
Zeiterfassung einfach und flexibel
Die Stempeluhr ist Geschichte, Zeiterfassung geht nun am PC, Tablet oder Smartphone. Die Tools erfassen nach erfolgreichem Login per Klick die Anwesenheit, Abwesenheit, Pausen und einiges mehr. So ist alles minutengenau erfasst und auf einen Blick für das Personalmanagement und die Person selbst ersichtlich. Auch Auswertungen über unverplante Urlaubstage oder Überstunden können bei vielen Tools per Knopfdruck erstellt werden. Im Zuge der Archivierung ist der Export oder Download der Personaldaten mit nur wenigen Klicks möglich.
Fazit
Bevor eine neue Lösung zur Personalplanung und Zeiterfassung zugelegt wird, ist zuerst zu überlegen, wofür genau das Tool zum Einsatz kommt. Gibt es bestehende Probleme bei der Personalplanung? Soll der Prozess erleichtert werden? Was genau muss das Tool können und worauf können Sie eher verzichten? Der Markt bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen digitalen Lösungen für Unternehmen, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte haben. Auch branchenspezifische Lösungen oder jene mit Individualisierungsmöglichkeiten sind vorhanden, die mehr oder weniger gut für ein Unternehmen passen. Je mehr Zeit in die Recherche und Analyse gesteckt wird, desto zufriedener werden Sie mit der ausgesuchten Lösung sein. Gut wäre auch, wenn es ein Tool mit Einrichtungshilfe ist, das erspart ebenfalls Zeit, die für wichtigere Dinge verwendet werden kann.