Auch wenn immer mehr Arbeitsabläufe digitalisiert erledigt werden, so fallen in Unternehmen dennoch tagtäglich zahlreiche Dokumente an, die ausschließlich in Papierform genutzt werden können. Neben dem PC macht deshalb auch die Druckabteilung einen wichtigen Bestandteil der Büroausstattung aus. Aber warum gilt das nicht nur für Branchen aus dem Technikbereich und worauf müssen Kleinunternehmer und junge Startups beim Kauf des Druckers achten?
Warum ist die Anschaffung von professioneller IT insbesondere für kleine Unternehmen und Startups wichtig, auch wenn sie nicht im Technikbereich tätig sind?
In vielen Startups und Kleinunternehmen gehört lediglich der Laptop, das Handy, eine möglichst schnelle Internetverbindung sowie einige installierte Programme zur Minimalausstattung der Informationstechnik. Die rasant fortschreitende Technik bietet allerdings zahlreiche Vorteile im Hinblick auf das Marketing sowie den Vertrieb in jungen Unternehmen und kleinen Betrieben, sodass eine professionelle IT-Einrichtung für Unternehmen ein essenzieller Faktor für den Erfolg ist.
Dabei gilt dies keineswegs nur für Unternehmen aus dem Technikbereich, sondern für nahezu jede Branche. Eine einheitliche, gewinnbringende IT-Strategie hängt dabei weder von dem Unternehmensbereich ab noch von der Größe des Unternehmens, denn eine professionelle IT-Ausstattung ist zutage grundsätzlich eine sinnvolle Investition.
Welche Rolle spielen hier insbesondere die Drucker und warum ist es wichtig, dass hier die richtige Wahl bei den Geräten getroffen wird?
Im Hinblick auf die Bilanzierung kommt der Büro- oder Druckabteilung in einem Betrieb immer eine bedeutende Rolle zu, denn die meisten Geschäftsabläufe funktionieren nach wie vor nur auf Papierbasis. Für den Unternehmer selbst macht sich dieser Umstand schließlich in der Bilanzierung bemerkbar, denn natürlich verursacht der Ausdruck von Dokumenten auch Kosten. Neben den Verbrauchsmaterialien müssen zudem auch noch die Wartungskosten mit eingerechnet werden, sodass hier schnell ein Kostenfaktor entsteht, der durchaus ernst genommen werden muss.
Vor allem bei jungen Startups, die sich noch in der Gründerphase befinden, muss meist jeder Euro doppelt umgedreht werden, sodass hier die Auswahl der richtigen Drucktechnik eine erhebliche Rolle spielt. Der Unternehmer selbst kann nur dann von den Einsparungen profitieren, wenn die Drucker nach den allgemeinen Anforderungen im Betrieb ausgewählt werden.
Welche Technologien eignen sich für welche Bereiche am besten und wo liegen die Unterschiede? Warum ist dies so wichtig?
Für Kleinunternehmer und Startups kommen im Grunde vier verschiedene Drucktechnologien infrage. So kommen in vielen kleinen Unternehmen Modelle mit Tintenstrahltechnologie zum Einsatz, denn dabei handelt es sich in der Regel um eine günstige Allround-Lösung, für die auch günstige Druckerpatronen erhältlich sind. Die Geräte erzielen eine qualitativ gute Bild- und Textdarstellung und sind insbesondere gut für kleiner Druckmengen geeignet.
Moderne Laserdrucker arbeiten hingegen schneller und können deshalb auch bei großen Druckaufträgen genutzt werden. Hier muss der Unternehmer allerdings mit deutlich höheren Anschaffungskosten rechnen. Zudem stehen noch Thermotransferdrucker zur Verfügung, die in erster Linie durch ihre enorm lange Haltbarkeit punkten. Auch hier fallen die Druckkosten geringer aus als bei den Laserdruckern. Aber auch für ein solches Druckermodell muss zunächst ein hoher Betrag für die Anschaffung investiert werden.
Zu guter Letzt gibt es noch die Nadeldrucker, die zwar nicht mehr zu den modernsten Geräten ihrer Art gehören, dafür aber überall dort eingesetzt werden, wo Durchschläge gedruckt werden müssen.
Welche Faktoren sollten junge Unternehmen und Startups beim Kauf von Druckern achten?
Beim Kauf des Druckers sollten neben dem Anschaffungspreis unbedingt auch die laufenden Kosten beachtet werden. Das Nutzungsverhalten bestimmt dabei darüber, wie teuer ein Drucker langfristig ist. Wer von Anfang an das eigene Druckverhalten untersucht und Geld sparen will, kann dies mithilfe einer umfassenden Kalkulation. Bei großen Druckmengen eignet sich ein Tintenstrahldrucker beispielsweise nicht allzu gut, da hier die günstigen Anschaffungskosten schnell durch die hohen Betriebskosten ausgebremst werden.
Vor dem Kauf muss deshalb klar sein, welche Druckmengen zukünftig in etwa anfallen, denn nur so kann der Unternehmer auch korrekt kalkulieren. Der tatsächliche Energieverbrauch sowie der zu erwartende Wartungsaufwand ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Wahl der Drucktechnologie. Nicht zuletzt ist die Druckqualität selbstverständlich entscheiden, denn diese sollte stets auf den Bedarf des Unternehmens angepasst sein. Um einen optimalen Arbeitsablauf zu garantieren, sollte der Drucker außerdem netzwerkfähig sein.
Leasing oder Kauf: Welche Vor- und Nachteile haben diese Varianten? Was bietet sich am besten für kleine Unternehmen und Startups an?
Das Leasing kann für gar manchen Kleinunternehmer eine gute Alternative zum Kauf darstellen. Dem Unternehmen steht durch das Leasing sofort ein professioneller Drucker zur Verfügung, ohne dass sofort die hohen Anschaffungskosten gestemmt werden müssen. Die Leasing-Raten sind zudem als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar, sodass hier einige steuerliche Vorteile winken. Auch die Höhe und die Vertragslaufzeit steht von Anfang an fest, was eine hohe Planungssicherheit gewährleistet. Dabei muss der Unternehmer aber bedenken, dass der geleaste Drucker irgendwann wieder an den Leasing-Geber zurückgeht und in der Regel kein Eigentumserwerb stattfindet. Bei einer langfristigen Dauernutzung kann sich das Leasing deshalb auch schnell zu einer sehr kostspieligen Angelegenheit entwickeln.
Fazit
Kleine Unternehmen und junge Startups müssen vor allem in der Gründerphase sämtliche Investitionen möglichst gut durchdenken und auch ein Drucker sollte unbedingt in die Kalkulation mit einbezogen werden. Wer hier ordentlich plant, kann letzten Endes von einer signifikanten Kosteneinsparung sowie einer deutlichen Verbesserung der betriebsinternen Abläufe profitieren.