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IT-Dokumentation: Eine wichtige Basis für IT-Sicherheit

von Hardwarejournal

Wozu braucht es eine IT-Dokumentation? Wissen Unternehmen nicht, wie die eigene IT-Infrastruktur und Netzwerkumgebung aufgestellt sind, fällt es in vielen unternehmensrelevanten Fragen schwer, die beste Entscheidung zu treffen. Eine IT-Dokumentation (kurz IT-Doku) gibt nicht nur einen umfassenden Überblick über die immer komplexer werdende IT-Infrastruktur mit ihren Prozessen, sondern bildet darüber hinaus auch eine wichtige Grundlage für die Sicherheit der eigenen Informationstechnik sowie für wichtige Datenschutzmaßnahmen.

IT-Dokumentation – Was genau bedeutet das?

Der Begriff IT-Dokumentation umfasst die Dokumentation aller zum laufenden IT-Betrieb sowie zum IT-Management eines Unternehmens gehörenden Informationen. Grundsätzlich lässt sich die IT-Dokumentation in zwei Bereiche unterteilen: Einerseits die Dokumentation der IT-Systeme und Infrastrukturen, andererseits die Bereitstellung relevanter Informationen für den Anwendungsbetrieb, das Störungsmanagement oder auch das IT-Risikomanagement.

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Auch die funktionalen Beziehungen zwischen den IT-Assets (also etwa Softwarelizenzen oder -Informationen) und Systemen spielen eine wichtige Rolle. Dabei handelt es sich beispielsweise um technische und logische Abhängigkeiten oder um Informationen zu Standort- und Vertragsdaten sowie Kontaktzuordnungen.

Realisiert wird eine moderne, professionelle IT-Dokumentation idealerweise durch eine passende Software-Lösung wie z.B. eine moderne CMDB mit Management-Funktionalitäten oder auch Netzwerkdokumentations-Software.


Warum ist eine Dokumentation der IT für die IT-Sicherheit wichtig?

Eine digitale IT-Dokumentation ist eine strategische Inventarisierung, die durch die Steuerung von Prozessen und Aufgaben, welche die Infrastruktur betreffen, für mehr Effizienz und vor allem für mehr IT-Sicherheit in Unternehmen sorgt. Mittels einer professionellen Software-Lösung werden dabei die internen IT-Prozesse digitalisiert. Die Informationen können dann im operativen Geschäft direkt genutzt werden. Dies ist vor allem in Bezug auf die IT-Sicherheit sehr wichtig: Ein konkreter Vorteil der IT-Dokumentation in puncto Sicherheit: Mit einer IT-Dokumentation schaffen Unternehmen eine wichtige Basis für den Schutz der eigenen Daten und Informationen. Durch die gegebene Übersicht über die Netzwerkstruktur ist eine Planung von Maßnahmen zur Gefahrenabwehr optimal möglich. Dank der Dokumentation der eigenen IT-Infrastruktur können außerdem im Fall der Fälle IT-Systeme schnell wiederhergestellt werden und der Zugriff auf kritische Daten bleibt gewährleistet – selbst bei einem Serverausfall. Betroffene Komponenten oder Prozesse können schnell identifiziert und auftretende Fehler behoben werden. 

Die Vorteile von IT-Dokumentation für die IT-Sicherheit im Überblick:

  • Umfassender Überblick über die komplette IT-Infrastruktur
  • Schnelleres Erkennen von Schwachstellen
  • Jederzeit Zugriff auf sicherheitsrelevante Informationen
  • Rasche Fehlerbehebung im Störungsfall

Zeitersparnis, Planbarkeit & Effizient

Wer auf eine digitale IT-Dokumentation setzt, ist nicht mehr von einem einzelnen IT-Teammitglied abhängig. Stattdessen erkennt jeder, der entsprechend in die Software eingearbeitet ist, die funktionalen Beziehungen zwischen Netzwerk und Servern und kann beispielsweise im Störungsfall gezielt reagieren. Durch die transparente Inventarisierung aller IT-Assets sparen Unternehmen Zeit im operativen Geschäft, da jederzeit klar ist, wo sich die verschiedenen Assets oder Systeme befinden und wie es um den jeweiligen Betrieb und Schutzmaßnahmen bestellt ist. Eine IT-Dokumentation liefert dabei eine solide Datengrundlage, die wiederum Entscheidungen zur Effizienz-Steigerung erleichtert.

Unternehmen können so ihre gesamte IT-Landschaft effektiv und erfolgsführend steuern. Gleichzeitig ermöglicht eine transparente IT-Dokumentation auch Investitionsplanungen und unterstützt mittels Lizenzmanagement dabei, auslaufende Lizenzen oder Wartungsverträge rechtzeitig zu kündigen oder aber zu erneuern.

Mit der Einführung einer IT-Dokumentation können Unternehmen mit geringem Aufwand effizienter werden und interne Strukturen optimieren. Zudem ist eine IT-Dokumentation eine wichtige Grundlage für weitere Management-Systeme. Gerade die IT-Sicherheit kann nur auf Basis einer funktionierenden IT-Dokumentation optimal gewährleistet werden.

Für wen macht eine IT-Dokumentation Sinn?

Es ist ein Mythos, der sich hartnäckig hält, dass nur große Betriebe eine Netzwerkdokumentation als Basis für IT-Sicherheit und Datenschutz benötigen. Tatsächlich ist eine IT-Dokumentation in kleinen Unternehmen aller Branchen ebenfalls sinnvoll, gerade wenn sie über eine unternehmenskritische IT-Infrastruktur verfügen. Gesetzliche Verpflichtungen wie die DSGVO aber auch das IT-Sicherheitsgesetz oder die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV) machen eine IT-Dokumentation erforderlich.

Dabei muss unternehmensspezifisch entschieden werden, welche konkreten Bereiche der IT kritisch für das Geschäft sind und somit umfassend dokumentiert werden sollten.

Da verschiedene Unternehmensbereiche dabei unterschiedliche Anforderungen und verschieden große IT-Infrastrukturen haben, ist es sinnvoll auf skalierbare Software-Lösungen zu setzen, die sich je nach konkretem Bedarf anpassen lassen.

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